Checklist Conformitate Documente HR 2026: 47 Puncte de Audit

De ce să faci un audit HR în 2026

Secțiunea A — Contracte Individuale de Muncă (12 puncte)

1. CIM semnat în 2 exemplare, înainte de începerea activității;
2. Toate clauzele obligatorii (art. 17 CM): identificare părți, locul muncii, funcția, riscuri specifice, durata, concediu, salariul, atribuții, condițiile de încetare;
3. Codul COR specificat și actualizat (revizia 2021);
4. Norma de muncă: 8h/zi, 40h/săptămână (sau norme speciale documentate);
5. Perioada de probă conformă: max 90 zile execuție, 120 zile conducere;
6. Clauza de confidențialitate (recomandat în toate CIM-urile);
7. Clauza de neconcurență cu plată specificată (dacă este cazul);
8. Clauza de mobilitate dacă rolul impune deplasări;
9. Anexa fișa de post semnată separat;
10. Anexa GDPR semnată separat;
11. Acte adiționale pentru orice modificare (salariu, funcție, locație);
12. Versiune electronică conform OUG 35/2020 (semnătură electronică calificată).

Secțiunea B — Revisal (8 puncte)

1. Acces Revisal valid (utilizator + parolă);
2. Înregistrarea CIM în Revisal cu cel puțin 1 zi înainte de începerea activității;
3. Notificarea modificărilor de funcție, tip contract sau durată — cel târziu în ziua anterioară modificării; notificarea modificărilor salariale — în 20 de zile lucrătoare;
4. Notificarea încetării CIM — cel târziu la data încetării contractului;
5. Notificarea suspendărilor (concediu fără plată, concediu medical >5 zile);
6. Reconciliere lunară: angajați activi în Revisal vs. state de plată;
7. Backup lunar al datelor Revisal (export local + cloud);
8. Procedura de înregistrare a corecțiilor pentru istoric (când e cazul).

Secțiunea C — Salarizare și Pontaj (9 puncte)

1. Stat de plată lunar semnat și arhivat (păstrare 5 ani de la 1 iulie al anului următor exercițiului financiar — Legea contabilității, modificată prin Legea 36/2023; 50 de ani pentru documentele întocmite înainte de 2023);
2. Pontaj zilnic completat (recomandat electronic);
3. Calcul corect contribuții 2026: CAS 25%, CASS 10%, impozit 10%, CAM 2.25%;
4. Tichete de masă: max 40 RON/zi (2026), evidență separată;
5. Concediu de odihnă: 20 de zile lucrătoare minim, calcul corect proporțional cu timpul lucrat;
6. Ore suplimentare: max 8h/săpt, plată 175% sau zile libere;
7. Sporuri pentru muncă de noapte (25%), zile libere legale (200%);
8. Declarație 112 lunar către ANAF, până la 25 ale lunii;
9. Fluturași salariu electronici, cu acces individual securizat.

Secțiunea D — SSM și Medicina Muncii (6 puncte)

1. Evaluare riscuri pe locuri de muncă, semnată de evaluator autorizat;
2. Plan de prevenire și protecție SSM, revizuit anual;
3. Instructaje SSM la angajare + periodice (la 6 luni minim);
4. Fișe individuale SSM semnate de fiecare angajat;
5. Vizita medicală la angajare + periodică (anuală pentru lucru pe calculator);
6. Trusă de prim ajutor și panou afișaj SSM la sediu.

Secțiunea E — GDPR și Confidențialitate (7 puncte)

1. Politica GDPR semnată de toți angajații;
2. Registru de evidență a activităților de prelucrare (RoPA);
3. Procedură de incident GDPR (template + flux notificare 72h);
4. DPIA pentru sisteme de monitorizare/scoring HR;
5. Contracte cu împuterniciți (provider payroll, ATS, cloud) cu DPA atașat;
6. Procedura de retenție: CV-uri 30 zile fără consimțământ; state de plată 5 ani (50 de ani pentru documentele dinainte de 2023); dosarul de personal, ca ansamblu, cel puțin 50 de ani (Legea Arhivelor Naționale 16/1996);
7. Instruire GDPR la angajare + reciclare anuală documentată.

Secțiunea F — Telemuncă, Disciplinar și Alte (5 puncte)

1. Act adițional telemuncă pentru angajații remote (Legea 81/2018);
2. Politică BYOD/securitate pentru telemuncă;
3. Regulament intern actualizat și afișat (art. 241 CM);
4. Procedură disciplinară conformă (cercetare, comisie, ascultare angajat);
5. Registrul de plângeri și sesizări (pentru hărțuire, discriminare).

Bază legală și verificare: informațiile de mai sus urmează Codul Muncii (art. 17, 145), HG 905/2017 (Revisal), Legea contabilității nr. 82/1991 (modificată prin Legea nr. 36/2023), Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Regulamentul GDPR 679/2016, verificat în iulie 2026. Acest material are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică; pentru situații specifice, consultă un specialist în dreptul muncii sau contabilitate.

Întrebări Frecvente