Criterii principale de evaluare a unui software HRIS
Selectia unui software HRIS este o decizie cu impact pe termen lung - odata implementat si cu datele migrate, schimbarea unui sistem este costisitoare si perturbatoare. De aceea, procesul de evaluare merita timp si rigoare, nu o decizie rapida bazata pe o demonstratie de 30 de minute.
Acoperirea functionala este primul criteriu. Inventariaza procesele HR pe care vrei sa le digitalizezi si verifica daca sistemul le acopera nativ (nu prin module suplimentare cu cost extra). Modulele de baza pe care orice HRIS trebuie sa le aiba: dosarele angajatilor, gestiunea concediilor, organigramele, onboarding/offboarding si raportare de baza. Modulele avansate pe care sa le verifici separat: evaluari de performanta, gestiunea salariilor, learning management, planificarea succesiunii.
Usurinta de utilizare este la fel de importanta ca functionalitatea. Un sistem cu functii bogate dar interfata complicata va fi abandonat sau folosit partial. Cere acces la un demo live sau la un trial si testeaza efectiv fluxurile cheie: cum face un angajat o cerere de concediu, cum aproba un manager, cum genereaza HR-ul un raport. Daca aceste actiuni simple nu sunt intuitive, nu va fi mai usor pentru fluxurile complexe.
Scalabilitatea trebuie evaluata in functie de planurile de crestere ale companiei. Un sistem care functioneaza bine pentru 50 de angajati dar devine lent sau limitat la 200 te va obliga la o migrare costisitoare exact cand compania creste rapid. Intreaba furnizorul pentru referinte de companii similare ca marime si domeniu.
Conformitate cu specificul legislativ din Romania
Acesta este probabil criteriul cel mai diferentiator si cel mai neglijat in procesele de selectie. Un HRIS construit exclusiv pentru pietele vest-europene sau americane poate fi excelent tehnic dar nepotrivit pentru Romania fara ajustari semnificative.
Revisal este registrul general de evidenta al salariatilor, obligatoriu in Romania pentru toate companiile cu angajati. Orice HRIS utilizat in Romania trebuie sa genereze exporturile in formatul Revisal sau sa aiba o integrare clara cu acesta. Verifica exact ce genereaza sistemul si daca formatele sunt compatibile cu versiunile curente cerute de ITM.
Tipurile de concediu din Codul Muncii roman au specificuri care nu se regasesc in toate legislatiile: concediul de odihna cu minim 20 de zile lucratoare, concediul medical cu primele 5 zile platite de angajator, concediul fara plata, concediul de maternitate si paternitate cu duratele si conditiile specifice. Sistemul trebuie sa gestioneze corect aceste tipuri si calculele aferente.
GDPR si ANSPDCP impun cerinte stricte pentru stocarea si prelucrarea datelor angajatilor. Verifica unde sunt stocate datele (in UE sau in afara UE), ce certificari de securitate are furnizorul si cum gestioneaza cererile de acces sau stergere a datelor conform drepturilor GDPR.
Test practic inainte de semnat contractul
Cere furnizorului sa-ti arate live cum genereaza un export Revisal dintr-un caz de test cu angajati fictivi. Daca nu poate demonstra asta inainte de semnarea contractului, nu semna.
Intrebari esentiale pe care trebuie sa le pui furnizorilor
Procesul de evaluare a furnizorilor trebuie sa fie structurat si comparabil. Pune aceleasi intrebari fiecarui furnizor si evalueaza raspunsurile pe aceleasi criterii. Iata intrebarile cheie:
Despre produs: Ce module sunt incluse in pretul de baza si care sunt optionale cu cost suplimentar? Cum se face migrarea datelor din sistemele actuale? Cat dureaza implementarea tipica pentru o companie de dimensiunea noastra? Cum se gestioneaza actualizarile legislative (de exemplu, modificari ale Codului Muncii)?
Despre conformitate: Sistemul genereaza export Revisal in formatul actual cerut de ITM? Datele sunt stocate in UE? Aveti certificare ISO 27001 sau SOC 2? Cum gestionati cererile GDPR (drept de acces, stergere)?
Despre suport si implementare: Oferiti onboarding asistat in romana? Care este SLA pentru probleme critice? Exista resurse de training in romana (video-uri, documentatie)? Cum se face suportul - email, telefon, chat live?
Despre costuri totale: Care este pretul per angajat per luna? Exista costuri de implementare sau de migrare de date? Cum evolueaza pretul la cresterea numarului de angajati? Care sunt conditiile contractului (durata minima, costuri de iesire)?
Checklist final de evaluare inainte de decizie
Inainte de decizia finala, trece prin urmatorul checklist: Ai testat sistemul cu scenarii reale din compania ta, nu doar demo-uri ale furnizorului? Ai vorbit cu minim 2-3 companii care folosesc deja sistemul si le-ai intrebat despre provocarile neate in implementare si utilizare? Echipa HR care va folosi zilnic sistemul l-a testat si este de acord cu decizia? Ai primit un raspuns clar si demonstrat privind conformitatea Revisal?
Ai clarificat exact ce se intampla cu datele tale daca decizi sa schimbi furnizorul in viitor - poti exporta tot, in ce format? Ai inteles costul total de proprietate pe 3 ani, incluzand implementarea, migrarea si costurile de crestere? Contractul include SLA-uri clare cu penalizari daca nu sunt respectate?
Treegarden este construit specific pentru piata din Romania, cu conformitate Revisal nativa, suport in romana, date stocate in UE si echipa locala de implementare. Companiile care evalueaza Treegarden primesc acces la un trial complet si o sesiune de implementare asistata inclusa in pret, fara costuri ascunse de onboarding.