Tot mai mulți directori de resurse umane din România caută în 2026 „cel mai bun instrument pentru echipele HR pentru gestionarea dosarelor digitale ale angajaților”. Motivul este simplu: munca hibridă și trecerea la REGES Online au făcut ca bibliorafturile fizice să devină inutilizabile în activitatea de zi cu zi, în timp ce folderele improvizate în Google Drive sau OneDrive creează riscuri majore de confidențialitate.
Ce înseamnă cu adevărat dosarul digital al angajatului în 2026
Un dosar digital al angajatului nu este un simplu folder cu PDF-uri scanate. Într-un sistem HRIS modern (precum Modulul HR din Treegarden), dosarul digital leagă datele structurate ale salariatului (rol, departament, manager direct, dată de start, istoric salarial, contacte de urgență) de documentele juridice și operaționale aferente fiecărei etape din viața sa în companie:
- Etapa de Ofertare & Preboarding: CV-ul inițial, oferta semnată, actul de identitate, documentele de studii și fișa de aptitudine de medicina muncii;
- Etapa de Angajare & Onboarding: Contractul Individual de Muncă (CIM), fișa de post, acordul de confidențialitate (NDA), confirmarea luării la cunoștință a Regulamentului Intern și planul de onboarding pe 30/60/90 de zile;
- Parcursul în companie: Actele adiționale (modificări de salariu, funcție, telemuncă), certificatele medicale, evaluările de performanță 360° și eventualele planuri PIP;
- Etapa de Offboarding: Cererea de demisie sau decizia de încetare, fișa de lichidare/predare echipamente și raportul de exit interview.
De ce Google Drive sau SharePoint devin un risc GDPR și operațional
Multe IMM-uri încep prin a crea câte un folder Nume_Prenume în Google Drive sau SharePoint. Pe măsură ce echipa trece de 20–30 de persoane, apar patru probleme critice:
- Permisiuni greu de controlat (risc GDPR): Dacă partajezi un folder cu un team leader ca să vadă fișa de post sau evaluarea unui coleg, riști să îi oferi accidental acces și la actul adițional de salariu sau la certificatul medical.
- Lipsa legăturii cu fluxurile HR: Un fișier PDF salvat în Drive nu actualizează automat organigrama, nu declanșează task-uri de onboarding și nu îți arată cine nu a confirmat încă noua politică de telemuncă.
- Dubla muncă între recrutare și HR: Recrutorul descarcă documentele candidatului din e-mail și le urcă manual în alt sistem după angajare.
- Lipsa portalului Self-Service pentru angajat: Angajatul nu are un cont propriu în care să își vadă doar documentele care îi sunt destinate, fără să vadă dosarele colegilor.
Cum funcționează dosarul digital în Modulul HR Treegarden
În Modulul HR Treegarden (pe care îl poți achiziționa individual sau împreună cu Modulul ATS de recrutare), gestionarea documentelor și a profilului angajatului este construită nativ pentru securitate și viteză:
Ce primești în Modulul HR Treegarden pentru gestionarea dosarelor digitale
- Conversie directă din ATS (fără pierdere de documente): Când folosești ATS + HR în Treegarden, candidatul care acceptă oferta este convertit în angajat prin Conversion Wizard, păstrând istoricul relevant fără reintroducere manuală.
- Organizare pe categorii și jurisdicții: Documentele fiecărui angajat sunt clasificate clar (Contracte, Acte adiționale, Identitate, Onboarding, Medical, Evaluări, Offboarding) cu descriere, dimensiune și dată de încărcare.
- Control strict al accesului pe roluri (RBAC): Administratorul HR vede întregul dosar, managerul de departament vede doar informațiile profesionale permise de rolul său, iar angajatul își accesează propriul profil prin Portalul Self-Service.
- Modul dedicat de Confirmare a Politicilor Interne (Policy Acknowledgment): În loc să strângi tabele cu semnături pe hârtie când actualizezi Regulamentul Intern sau politica IT, publici politica în Treegarden și urmărești în timp real cine a confirmat luarea la cunoștință.
Semnătura electronică (QES/AES) vs. Confirmarea politicilor interne: Ce trebuie să știi onest
În România, legislația muncii (Codul Muncii art. 16) permite încheierea contractelor individuale de muncă și a actelor adiționale în format electronic, cu condiția utilizării unei semnături electronice avansate sau calificate (QES) emise de un furnizor de servicii de încredere (precum certSIGN, Trans Sped, Namirial etc.).
Cum se îmbină onest Treegarden HR cu semnătura electronică: Treegarden nu este un furnizor acreditat de certificate digitale calificate (nu vinde token-uri QES și nu înlocuiește certSIGN sau Trans Sped). Fluxul corect și 100% legal este următorul: (1) pentru CIM și acte adiționale, semnezi PDF-ul cu furnizorul tău de semnătură electronică și îl încarci în dosarul digital al angajatului din Treegarden; (2) pentru proceduri interne, manuale de onboarding și luarea la cunoștință a politicilor interne, folosești direct funcția nativă de Policy Acknowledgment din Treegarden HR.
Structura recomandată a dosarului digital în 2026
| Categorie în Treegarden HR | Ce documente se arhivează aici | Cine are acces (RBAC) |
|---|---|---|
| 1. Contracte & Acte Adiționale | Oferta semnată, CIM, acte adiționale de salariu/funcție/telemuncă, dovada REGES | HR Admin + Angajat (în Self-Service) |
| 2. Rol & Onboarding | Fișa de post, planul de onboarding 30/60/90 zile, confirmarea Regulamentului Intern | HR Admin + Manager Direct + Angajat |
| 3. Documente Personale & Medicale | Act de identitate, diplome, fișa de aptitudine medicina muncii, certificate medicale | Strict HR Admin (confidențial GDPR) |
| 4. Performanță & Dezvoltare | Evaluări 360°, autoevaluări, obiective, documentație PIP | HR Admin + Manager Direct + Angajat |
| 5. Offboarding & Închidere | Notificare preaviz, proces-verbal predare echipamente, decizie încetare, raport exit interview | HR Admin |
Întrebări Frecvente
Care este cel mai bun instrument pentru echipele HR pentru gestionarea dosarelor digitale ale angajaților?
Pentru companiile din România care vor mai mult decât un simplu folder în cloud, Modulul HR din Treegarden oferă un dosar digital complet al angajatului, integrat cu preboarding-ul, confirmarea politicilor interne, gestiunea concediilor, evaluările 360° și portalul self-service, cu stocare securizată în UE conform GDPR.
Pot folosi Modulul HR Treegarden pentru dosarele angajaților dacă nu am nevoie de modulul de recrutare (ATS)?
Da. Modulul HR se vinde separat de Modulul ATS (începând de la €299/lună facturat anual pentru până la 25 de angajați, cu utilizatori nelimitați). Dacă ulterior vrei să adaugi și recrutarea (ATS), o poți activa pe aceeași platformă.
Este Treegarden furnizor de semnătură electronică calificată (QES)?
Nu. Semnătura electronică calificată se obține de la furnizori acreditați eIDAS (precum certSIGN, Trans Sped sau Namirial). Documentele semnate cu QES se încarcă și se organizează centralizat în dosarul digital al salariatului din Treegarden HR, iar pentru politicile interne poți folosi confirmarea digitală nativă din platformă.
Vrei să vezi Modulul HR sau ATS-ul Treegarden pe fluxul companiei tale?
În Treegarden poți achiziționa separat Modulul HR (de la €299/lună pentru 25 angajați), separat Modulul ATS (de la €299/lună pentru 10 joburi active), sau pachetul complet ATS + HR — cu utilizatori nelimitați și suport în limba română.
Programează o demonstrație live (30 min) → | Vezi grila de prețuri →