Timp de peste un deceniu, departamentele de resurse umane și firmele de contabilitate din România au depins de aplicația desktop Revisal și de generarea fișierelor locale .rvs. Odată cu implementarea completă a REGES Online (reglementat prin HG nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților), evidența contractelor individuale de muncă a trecut într-un sistem informatic centralizat, accesibil direct în browser atât de angajatori, cât și de salariați.
Această schimbare aduce însă o vizibilitate fără precedent: orice angajat își poate verifica în timp real datele raportate de angajator (salariu, funcție COR, normă de lucru, acte adiționale), iar inspectorii de muncă pot verifica instantaneu concordanța dintre registru și documentele din dosarul de personal.
Ce este REGES Online și ce a schimbat față de vechiul Revisal
Principalele diferențe operaționale pe care orice manager HR și administrator de firmă trebuie să le cunoască în 2026 sunt:
- Eliminarea bazei de date locale
.rvs: Datele nu mai stau blocate pe un singur calculator din biroul contabilului, ci în portalul web securizat al Inspecției Muncii, cu autentificare prin identitate digitală (ROeID / certificat digital calificat). - Accesul direct al salariatului: Angajații își pot consulta online propriul istoric contractual și pot descărca extrase oficiale semnate electronic, fără să mai aștepte zile întregi o adeverință de vechime de la HR.
- Vizibilitatea delegării către prestatori externi: Dacă înregistrarea în REGES Online este externalizată către o firmă de contabilitate sau salarizare, angajatorul notifică datele prestatorului, dar răspunderea legală pentru respectarea termenelor rămâne a angajatorului.
Termenele legale de înregistrare în REGES Online (și de ce întârzierile costă scump)
Termenele stricte din legislația muncii nu iartă întârzierile administrative dintre momentul în care un manager bate palma cu un candidat și momentul în care documentele ajung la persoana care operează în REGES Online:
| Eveniment HR | Documentul sursă din companie | Termenul legal de înregistrare în REGES Online |
|---|---|---|
| Angajare nouă | Contract Individual de Muncă (CIM) + Fișa de post semnate | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității (Ziua Z-1) |
| Modificare salariu, funcție, normă sau loc de muncă | Act adițional la CIM semnat de ambele părți | În termen de 20 de zile lucrătoare de la data apariției modificării (excepțiile prevăzute de lege) |
| Suspendare contract (ex. concediu creștere copil, CFP) | Decizie / cerere aprobată de suspendare | Cel târziu în ziua anterioară datei suspendării (cu excepția absențelor nemotivate / cazurilor de forță majoră) |
| Încetarea contractului de muncă | Decizie de încetare / notificare demisie | Cel târziu la data încetării contractului individual de muncă |
Problema reală din companii: nu portalul REGES Online, ci haosul documentelor sursă
În practică, amenzile ITM (care ajung la 5.000 – 8.000 RON pentru fiecare contract netransmis la timp) apar rareori din cauză că inspectorul HR sau contabilul nu știe să apese butonul din portalul REGES Online. Ele apar din cauza rupturii informaționale din interiorul companiei:
- Recrutorul negociază oferta pe e-mail, dar datele candidatului (CNP, adresă, dată de start, salariu brut, cod COR) ajung la HR sau la contabilitate în după-amiaza zilei dinaintea începerii muncii;
- Un manager promite o mărire salarială, dar actul adițional rămâne nesemnat sau rătăcit pe e-mail peste termenul legal;
- La un control ITM, înregistrarea în REGES Online există, dar din dosarul de personal lipsesc dovada luării la cunoștință a Regulamentului Intern, fișa de post semnată sau actele adiționale anterioare.
Cum te ajută (și ce NU face) Modulul HR Treegarden în relația cu REGES Online
Clarificare tehnică 100% onestă: Modulul HR Treegarden NU încarcă direct date și NU transmite fișiere în portalul REGES Online al Inspecției Muncii. Operarea oficială în REGES Online se face în portalul guvernamental (sau prin programul de salarizare al contabilității).
Ceea ce face însă Treegarden (ATS + Modul HR) este să elimine complet haosul din amonte de REGES Online, astfel încât persoana care operează în registru să aibă toate datele și documentele pregătite la secundă:
- De la ofertă la preboarding fără timp pierdut: Imediat ce candidatul acceptă oferta în Treegarden, wizard-ul de conversie îl transformă în profil de angajat și declanșează checklist-ul de preboarding (colectarea actelor de identitate, a documentelor de studii și generarea contractului înainte de Ziua Z-1).
- Dosar digital complet al salariatului: Toate contractele individuale de muncă, fișele de post, actele adiționale și deciziile (inclusiv cele semnate cu semnătură electronică calificată prin furnizorul tău QES) sunt arhivate pe categorii în profilul angajatului, cu control de acces pe roluri (RBAC).
- Confirmarea digitală a politicilor interne: Urmărești exact care angajați au confirmat luarea la cunoștință a Regulamentului Intern și a politicilor de confidențialitate/SSM.
- Export curat în CSV și Excel: Când trimiți datele angajaților noi sau modificările salariale către contabilitate sau inspectorul HR care operează în REGES Online, exporți un tabel standardizat fără erori de tastare.
Checklist rapid pentru dosarul digital al salariatului în 2026
Ce trebuie să găsești în 30 de secunde în profilul fiecărui angajat
- ✅ Oferta de angajare aprobată și acceptată;
- ✅ Contractul Individual de Muncă (CIM) și dovada înregistrării în REGES Online înainte de începerea activității;
- ✅ Fișa de post actualizată și semnată (anexă la CIM);
- ✅ Confirmarea luării la cunoștință a Regulamentului Intern și a informării GDPR;
- ✅ Fişa de aptitudine de medicina muncii (validă la angajare și periodic);
- ✅ Toate actele adiționale de modificare a salariului, funcției sau programului de lucru;
- ✅ Evidența clară a concediilor de odihnă, a certificatelor medicale și, la plecare, documentele de offboarding.
Întrebări Frecvente
Transmite Treegarden HR datele direct în REGES Online (fostul Revisal)?
Nu. Treegarden HR nu transmite direct în portalul guvernamental REGES Online și nu generează fișiere .rvs. Treegarden organizează tot fluxul intern din amonte — ofertele de angajare, preboarding-ul, dosarul digital cu contracte și acte adiționale, concediile și revizuirile salariale — și oferă exporturi curate în CSV/Excel pentru inspectorul HR sau contabilul care operează în REGES Online.
Care este termenul limită pentru înregistrarea unui angajat nou în REGES Online în 2026?
Conform legislației muncii în vigoare (Codul Muncii și HG 295/2025), contractul individual de muncă trebuie înregistrat în REGES Online cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat.
Pot păstra în Treegarden HR contractele semnate cu semnătură electronică calificată?
Da. După ce contractul de muncă sau actul adițional este semnat electronic prin furnizorul tău acreditat de semnătură calificată (QES), documentul se încarcă și se organizează pe categorii în dosarul digital al angajatului din Treegarden HR, cu istoric și control strict al accesului.
Vrei să vezi Modulul HR sau ATS-ul Treegarden pe fluxul companiei tale?
În Treegarden poți achiziționa separat Modulul HR (de la €299/lună pentru 25 angajați), separat Modulul ATS (de la €299/lună pentru 10 joburi active), sau pachetul complet ATS + HR — cu utilizatori nelimitați și suport în limba română.
Programează o demonstrație live (30 min) → | Vezi grila de prețuri →